แผนผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน ของแผนกบร หารความเส ยงและควบค มภายใน กองแผนงานและโครงการ

Transcription

1 แผนผ งแสดงข นตอนการปฏ บ ต งาน ของและควบค มภายใน กองแผนงานและโครงการ กระทรวงเกษตรและสหกรณ คณะกรรมการ อ.ส.ค. คณะอน กรรมการบร หารความเส ยง คณะกรรมการตรวจสอบ หน วยงานภายนอก -เร องอ น ๆ (ถ าม ) ผ อานวยการ อ.ส.ค. คณะทางานบร หารความเส ยงและควบค มภายใน ฝ ายนโยบายและแผนงาน กองแผนงานและโครงการ กองเทคโนโลย สารสนเทศ และควบค ม ภายใน ท กหน วยงาน อ.ส.ค. ฝ าย/สาน กงาน ( ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๑

2 ค ม อปฏ บ ต งานของและควบค มภายใน ของและควบค มภายใน กองแผนงานและโครงการ อานาจหน าท ๑. งานเลขาน การด านการบร หารความเส ยงและควบค มภายในของคณะทางาน คณะกรรมการ และคณะอน กรรมการอ น ๆ ท เก ยวข อง ๒. งานตามท ได ร บมอบหมายจากคณะทางาน คณะกรรมการ และคณะอน กรรมการอ น ๆ ท เก ยวข องด านการ บร หารความเส ยงและควบค มภายใน ๓. งานนานโยบายการบร หารความเส ยงและควบค มภายในของ อ.ส.ค. มาจ ดทาแผน/ต ดตาม/ ประมวลผล ๔. งานการจ ดทารายงานการควบค มภายในของ อ.ส.ค. ส งสาน กงานตรวจเง นแผ นด นตาม ระเบ ยบ คตง. ว าด วยการกาหนดมาตรฐานการควบค มภายในประจา 2555 ข นตอนการปฏ บ ต งาน ว ธ ปฏ บ ต งาน ผ ร บผ ดชอบ 1. แผนบร หารความ เส ยงประจา - ทบทวนแผนบร หาร ความเส ยงประจา หน.แผนกบร หารความ เส ยง ฯ ๑. เสนอโครงการประช มเช งปฏ บ ต การ Work shop เพ อทบทวนแผนบร หารความเส ยงประจา ต อ ผ อานวยการ อ.ส.ค.เพ ออน ม ต หล กการ โดยกาหนดให ม การจ ดโครงการฯ ในช วงไตรมาสท 1 (ต.ค.-ธ.ค.) ของท ก ๒. Risk Appetite : RA (ความเส ยงท ยอมร บได ) Risk Tolerance : RT (ความเบ ยงเบนของระด บความ เส ยงท ยอมร บได ของก อน) เพ อหาป จจ ยเส ยงท ย ง ดาเน นการไม แล วเสร จ หร อย งไม ได ดาเน นการ รวมท ง ว เคราะห หาป จจ ยเส ยงใหม มาจ ดทาแผน มาตรการ เพ อ จ ดการความเส ยงในต อไป ๓. ดาเน นการตามข อ ๒ แล ว จ ดทาแผนบร หาร ความ เส ยงตามข นตอน R1-R10 โดยม รายละเอ ยด ด งต อไปน ๓.๑ ระบ ความเส ยงองค กรให เช อมโยงก บประเด น ย ทธศาสตร เป าหมาย ต วช ว ด และแผนงานของ อ.ส.ค. และกาหนดค า ต วช ว ดความเส ยงท สาค ญ (Key Risk Indicator : KRI) ความเส ยงท ยอมร บได (Risk Appetite: RA ) ความเบ ยงเบนของระด บความเส ยงท ยอมร บได (Risk Tolerance : RT) ๓.๒ กาหนดเกณฑ ท จะใช ในการประเม นความเส ยง ระด บโอกาส (Likelihood : L) ท จะเก ดความเส ยง ระด บ ความร นแรงของผลกระทบความเส ยง (Impact : I) ฯ/หน.ฝ าย,สาน กงาน/หน. กองท กฝ าย/สาน กงาน ฯ/หน.ฝ าย,สาน กงาน/หน. กองท กฝ าย/สาน กงาน ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๒

3 ๓.๓ จ ดลาด บป จจ ยเส ยงโดยการว เคราะห ระด บความ ร นแรงของป จจ ยเส ยง ๓.๔ นาป จจ ยเส ยงแสดงความส มพ นธ โอกาสและ ผลกระทบ ตามตาราง Risk profile ๓.๕ กาหนดสาเหต (Root cause) ของป จจ ยเส ยง (Risk Factor) และระด บความร นแรง ๓.๖ ประเม นน าหน กของสาเหต ความเส ยง ๓.๗ ประเม นมาตรการจ ดการและประส ทธ ภาพของ สาเหต ความเส ยง ๓.๘ กาหนดมาตรการจ ดการ เพ อจ ดทาแผนบร หารความ เส ยง ๓.๙ ว เคราะห ความส มพ นธ ของป จจ ยเส ยงและสาเหต ใน เช งปร มาณและเช งค ณภาพ ๓.๑๐ จ ดทา Risk Map เพ อแสดงความส มพ นธ ของป จจ ย เส ยงแต ละด าน S O F C ๔. นาแผนบร หารความเส ยงประจา ท ได ดาเน นการทบทวนแผนแล วจากการประช ม Work shop เสนอขอความเห นชอบในการประช มคณะทางานบร หาร ความเส ยงและควบค มภายใน อ.ส.ค. ๕. เสนอแผนบร หารความเส ยงประจาท ได ผ าน ความเห นชอบจากคณะทางานบร หารความเส ยงฯ นาเสนอท ประช มคณะอน กรรมการบร หารความเส ยง อ.ส.ค. เพ อพ จารณาให ความเห นชอบ ๖. เสนอแผนบร หารความเส ยงประจาท ได ผ าน ความเห นชอบจากคณะอน กรรมการบร หารความเส ยง อ.ส.ค. นาเสนอท ประช มคณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. เพ อทราบ ๗. เสนอแผนบร หารความเส ยงประจา ท ได ผ าน ความเห นชอบจากคณะอน กรรมการบร หารความเส ยง อ.ส.ค. และได รายงานต อคณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. เพ อร บทราบแล ว จ งนาเสนอต อประช มคณะกรรมการ อ. ส.ค.เพ อขอความเห นชอบ ๘. แจ งแผนบร หารความเส ยง อ.ส.ค.ประจาท ได ม การทบทวนแล ว และผ านความเห นชอบจาก คณะกรรมการ อ.ส.ค.ให ก บท กหน วยงาน เพ อร บทราบ และให หน วยงานท เป นเจ าภาพป จจ ยเส ยง/ผ ร บผ ดชอบ (Risk owner) ดาเน นการจ ดทาแผนงานมาตรการในส วน ท เก ยวข อง ๙. ณ ส นส ดไตรมาส จ ดทาหน งส อต ดตาม ความก าวหน า และผลการประเม นความเส ยงของแผน บร หารความเส ยง โดยให เจ าภาพความเส ยง/ผ ร บผ ดชอบ (Risk owner) ดาเน นการและนาส งผลการรายงานฯ ท ก รายไตรมาส โดยม กาหนดระยะเวลาในการจ ดส งรายงานฯ ด งน - ไตรมาสท 1 ภายในว นท 15 มกราคม ของ ฯ/เจ าภาพความเส ยง/ ผ ร บผ ดชอบ (Risk owner) ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๓

4 ๒ ข นตอนการจ ดทา รายงานผลการ ดาเน นงานตามแผน บร หารความเส ยงประจา ไตรมาส ๓. รายงานการควบค ม ภายในตามระเบ ยบ คตง. ว าด วยการกาหนด มาตรฐานการควบค ม ภายในประจา รายงานแผนการ ปร บปร งการควบค ม ภายใน ประจา - ไตรมาสท ๒ ภายในว นท 15 เมษายน ของ - ไตรมาสท 3 ภายในว นท 15 กรกฎาคม ของ - ไตรมาสท 4 ภายในว นท 10 ต ลาคม ของ ๑๐. นารายงานผลตามแผนบร หารความเส ยงจาก เจ าภาพความเส ยง/ผ ร บผ ดชอบ (Risk owner) ประมวลผล และสร ปผลภาพรวมท กรายไตรมาส โดย กาหนดระยะเวลาแล วเสร จ ด งน - ไตรมาสท 1 ภายในว นท 20 มกราคม ของ - ไตรมาสท ๒ ภายในว นท 20 เมษายน ของ - ไตรมาสท 3 ภายในว นท 20 กรกฎาคม ของ - ไตรมาสท 4 ภายในว นท 15 ต ลาคม ของ ๑๑. จ ดประช มคณะทางานบร หารความเส ยงและ ควบค มภายใน เพ อร วมก นพ จารณาให ความเห นชอบ รายงานผลตามแผนบร หารความเส ยงระด บองค กรท กราย ไตรมาส ๑๒. เสนอรายงานผลตามแผนบร หารความเส ยง ระด บองค กรท กรายไตรมาส ท ได ผ านการกล นกรองจาก คณะทางานบร หารความเส ยงฯ แล วนาเสนอ ในการ ประช มคณะอน กรรมการบร หารความเส ยง อ.ส.ค. เพ อ พ จารณาขอความเห นชอบ ๑๓. รายงานผลตามแผนบร หารความเส ยงระด บ องค กรท กรายไตรมาส ในการประช มคณะกรรมการ ตรวจสอบ อ.ส.ค. เพ อทราบ ๑๔. เสนอรายงานผลตามแผนบร หารความเส ยง ระด บองค กรท กรายไตรมาส ท ได ผ านความเห นชอบจาก คณะอน กรรมการบร หารความเส ยง อ.ส.ค. และได รายงานคณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. แล ว จ งนาเสนอ ในการประช มคณะกรรมการ อ.ส.ค. เพ อพ จารณาขอ ความเห นชอบ ทาหน งส อแจ งท กฝ าย/สาน ก เพ อประเม นมาตรการ ควบค มภายใน และจ ดส งรายงานผลการประเม นระบบ การควบค มภายใน (แบบ ปย.1, แบบ ปย.2) ให ก บฯ ในว นท 10 ต.ค.ของ 1) นารายงานระด บส วนงานย อยของท กฝ าย/สาน ก ประมวลผล และสร ปผลภาพรวมจ ดทาเป นร าง รายงานฯ ระด บองค กร 2) จ ดประช มคณะทางานบร หารความเส ยงและ ฯ/หน.ฝ าย,สาน กงาน/หน. กองท กฝ าย/สาน กงาน ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๔

5 ควบค มภายใน อ.ส.ค.เพ อร วมก นพ จารณาให ความเห นชอบร างรายงานฯ ระด บองค กร 3) เสนอร างรายงานฯ ต อฝ ายตรวจสอบและ ประเม นระบบงาน เพ อพ จารณาสร ปตามแบบ ปส. 4) เสนอร างรายงานฯ ต อผ อานวยการฯ เพ อ พ จารณาทาหน งส อร บรองการประเม นผลการ ควบค มภายใน ตามแบบ ปอ.1 5) เสนอรายงานฯ ระด บองค กร ท ได ผ านความ เห นชอบจากคณะทางานบร หารความเส ยงและ ควบค มภายใน อ.ส.ค. แล ว จ งนาเสนอในการ ประช มคณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. เพ อ พ จารณาขอความเห นชอบ 6) เสนอรายงานฯ ระด บองค กร ท ได ผ านความ เห นชอบจากคณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. แล วจ งนาเสนอเข าท ประช มคณะกรรมการ อ. ส.ค.เพ อพ จารณาให ความเห นชอบ 7) จ ดส งรายงานการควบค มภายในระด บองค กรไป ย งคณะกรรมการตรวจเง นแผ นด น โดย กาหนดให ส งรายงานฯ ภายใน 90 ว น หล งจาก ส นส ดงบประมาณ (ว นท 30 ธ.ค. ของ) 8) นาจ ดอ อน/ความเส ยงระด บองค กรท ค นพบจาก การประเม นฯ ตามแผนการปร บปร งการควบค ม ภายใน แจ งให ท กหน วยงานท เก ยวข อง เพ อ ดาเน นการตามแผนการปร บปร งเพ อลดจ ดอ อน ด งกล าว 9) จ ดทาหน งส อต ดตาม ผ ร บผ ดชอบแผนการ ปร บปร งการควบค มภายใน ระด บองค กร ให ดาเน นการรายงาน ท กรายไตรมาส โดยม กาหนดระยะเวลาในการจ ดส งรายงานฯ ด งน ไตรมาสท 1 ภายในว นท 15 มกราคม ของ ไตรมาสท ๒ ภายในว นท 15 เมษายน ของ ไตรมาสท 3 ภายในว นท 15 กรกฎาคม ของ ไตรมาสท 4 ภายในว นท 10 ต ลาคม ของ ๑๑) นำรายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการ ควบค มภายใน ของผ ร บผ ดชอบแผนฯ มาประมวลผล และสร ปผลภาพรวมท กรายไตรมาส โดยกาหนด ระยะเวลาแล วเสร จ ด งน ไตรมาสท 1 ภายในว นท 20 มกราคม ของ ไตรมาสท ๒ ภายในว นท 20 เมษายน ของ ไตรมาสท 3 ภายในว นท 20 กรกฎาคม ของ ไตรมาสท 4 ภายในว นท 15 ต ลาคม ของ 1๒) เสนอรายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร ง การควบค มภายใน ระด บองค กรท กรายไตรมาส ในการ ฯ/ฝตส. ฯ/หน.ฝ าย,สาน กงาน ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๕

6 ประช มคณะทางานบร หารความเส ยงและควบค มภายใน อ.ส.ค.เพ อพ จารณาให ความเห นชอบ 1๓) รายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการ ควบค มภายใน ระด บองค กรท กรายไตรมาส ท ได ผ าน ความเห นชอบแล วจากคณะทางานบร หารความเส ยงและ ควบค มภายใน อ.ส.ค.เสนอในการประช มคณะกรรมการ ตรวจสอบ อ.ส.ค. เพ อพ จารณาขอความเห นชอบ 1๔) เสนอรายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการ ควบค มภายใน ระด บองค กรท กรายไตรมาส ท ได ผ าน ความเห นชอบแล วจากคณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. แล วจ งนาเสนอในการประช มคณะกรรมการ อ.ส.ค. เพ อ พ จารณาขอความเห นชอบ ๔. งานเลขาฯ คณะทางานบร หารความ เส ยงฯ - จ ดประช มในฐานะ เลขาคณะทางานบร หาร ความเส ยงและควบค ม ภายใน อ.ส.ค. - จ ดประช มในฐานะ เลขาคณะอน กรรมการ บร หารความเส ยง อ.ส.ค. - จ ดทาวาระเพ อ รายงานผลการดาเน นงาน ตามแผนบร หารความ เส ยงและควบค มภายใน ในการประช ม คณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. - จ ดทาวาระเพ อ รายงานผลการดาเน นงาน ตามแผนบร หารความ เส ยงและควบค มภายใน ในการประช ม คณะกรรมการ อ.ส.ค. งานจ ดประช มในฐานะเลขาคณะทางานบร หารความเส ยง และควบค มภายใน อ.ส.ค.และคณะอน กรรมการบร หาร ความเส ยง อ.ส.ค. ๑) สร ปห วข อระเบ ยบวาระการประช ม ๒.) ประสานก บเลขาน การประธานในการประช มเพ อ กาหนดว น เวลา สถานท ประช ม และเสนอวาระการ ประช ม ๓) ตรวจสอบการจองห องประช ม และทาหน งส อขอความ อน เคราะห ใช ห องประช ม ๔) จ ดทาเล มวาระการประช ม ๕) จ ดทาหน งส อเร ยนเช ญเป นประธานการประช ม ในการส งหน งส อเร ยนเช ญเป นประธานการประช มน น จะ ทาบ นท กข อความพร อม แนบเล มวาระการประช ม เพ อพ จารณาก อนการประช ม ๖.)จ ดทาหน งส อเช ญคณะทางานฯ/คณะอน กรรมการฯ เข าร วมการประช ม ในการส งหน งส อเช ญประช มน น จะแนบเล มวาระการ ประช มให ก บคณะทางาน ฯ /คณะอน กรรมการฯ 7.) ประสานงาน เพ อจ ดเตร ยมอ ปกรณ โสตท ศน ปกรณ อาท คอมพ วเตอร โน ตบ ค เคร องอ ดเส ยง กล องถ ายร ป เคร องฉายภาพ อ ปกรณ ต อพ วงต างๆ เป นต น 8.) จ ดเตร ยมอาหารว างสาหร บผ เข าร วมประช ม โดยจ ด จ างร านค าภายออกมา จ ดเตร ยมให หร อจะดาเน นการซ ออาหารว างแล ว จ ดเตร ยมด วยตนเอง 9.) จ ดเตร ยมไฟล เอกสารประกอบการประช มท งหมด เพ อใช นาเสนอในว นประช มคณะทางานฯ/ คณะอน กรรมการ 10.) ขออน ม ต ย มเง นทดรองจ ายสาหร บการจ ดประช ม (หน งส อบ นท กข อความ เสนอผ อานวยการขออน ม ต ) ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๖

7 สาหร บค าเบ ยประช ม ค าอาหาร และ เคร องด ม 11.) ก อนการประช ม 2 ว น ควรปฏ บ ต ด งน - ต ดต อคณะทางาน/คณะอน กรรมการ ฯ ท ย งไม ตอบ ร บการเข าร วมประช ม เพ อย นย นการเข าร วมประช มอ กคร ง - จ ดทาแบบฟอร มลงลายม อช อของผ เข าร วมประช ม จ ดทาวาระเพ อรายงานผลการดาเน นงานตามแผนบร หาร ความเส ยงและควบค มภายใน ในการประช ม คณะกรรมการตรวจสอบ อ.ส.ค. ๑) นารายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการ ควบค มภายใน และรายงานผลตามแผนบร หารความเส ยง ระด บองค กร ของผ ร บผ ดชอบแผน/เจ าภาพความเส ยง (Risk owner) นามาประมวลผล และสร ปผลภาพรวมท ก รายไตรมาส โดยกาหนดระยะเวลาแล วเสร จ ด งน - ไตรมาสท 1 ภายในว นท 20 มกราคม ของท ก - ไตรมาสท ๒ ภายในว นท 20 เมษายน ของท ก - ไตรมาสท 3 ภายในว นท 20 กรกฎาคม ของ -ไตรมาสท 4 ภายในว นท 15 ต ลาคม ของ 2) จ ดทาวาระการประช มเพ อพ จารณาขอความเห นขอบ รายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการควบค ม ภายใน ระด บองค กร และรายงานผลตามแผนบร หาร ความเส ยงระด บองค กรเพ อทราบ ท กรายไตรมาส ๓) ทาหน งส อนาส งวาระการประช มฯ เสนอฝ ายตรวจสอบ และประเม นระบบงาน จ ดทาวาระเพ อรายงานผลการดาเน นงานตามแผนบร หาร ความเส ยงและควบค มภายใน ในการประช ม คณะกรรมการ อ.ส.ค. ๑) นารายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการ ควบค มภายใน และรายงานผลตามแผนบร หารความเส ยง ระด บองค กร ของผ ร บผ ดชอบแผน/เจ าภาพความเส ยง (Risk owner) นามาประมวลผล และสร ปผลภาพรวมท ก รายไตรมาส โดยกาหนดระยะเวลาแล วเสร จ ด งน - ไตรมาสท 1 ภายในว นท 20 มกราคม ของท ก - ไตรมาสท ๒ ภายในว นท 20 เมษายน ของท ก - ไตรมาสท 3 ภายในว นท 20 กรกฎาคม ของ ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๗

8 -ไตรมาสท 4 ภายในว นท 15 ต ลาคม ของ 2) จ ดทาวาระการประช มเพ อพ จารณาขอความเห นขอบ รายงานผลการปฏ บ ต ตามแผนการปร บปร งการควบค ม ภายใน ระด บองค กร และรายงานผลตามแผนบร หาร ความเส ยงระด บองค กร ท กรายไตรมาส ๓) ทาหน งส อนาส งวาระการประช มฯ เสนอฝ าย อานวยการ ๕. งานตามท ได ร บ มอบหมาย - งานจ ดโครงการ อบรมเช งปฏ บ ต การ (Work shop) ท ได ร บมอบหมาย และควบค มภายใน 1.) เข ยนโครงการอบรมเช งปฏ บ ต การ (Work shop) ๒.) เสนอโครงการอบรมฯ ต อผ อานวยการเพ อขออน ม ต หล กการ 3.) เตร ยมงานจ ดโครงการ - ต ดต อว ทยากรท จะมาให ความร แก ผ เข าร วมอบรมฯ - ทาหน งส อเช ญว ทยากรและขออน ญาตผ บ งค บบ ญชา ของว ทยากรพร อมก บส งกาหนดการอบรมฯให ก บว ทยากร ๔.) ประสานงานก บว ทยากรเพ ออานวยความสะดวก เช น ด านการเด นทาง ท พ กและอ นๆ - เช ญผ เข าร วมการประช มส มมนา - การเตร ยมการ ด านสถานท และอ ปกรณ - การเตร ยมการด านการลงทะเบ ยน การแจกเอกสาร - การเตร ยมอาหาร และ เคร องด ม - การจ ดแบ งกล มย อย - เตร ยมการสาหร บพ ธ เป ด-ป ดการอบรมฯ โดยการ ร างคากล าวรายงาน คากล าวประธานในพ ธ เป ด ป ด การประช มส มมนา 5.) ดาเน นการจ ดโครงการฯ -ลงทะเบ ยน ร บเอกสาร -กล าวรายงาน และกล าวเป ด -ช แจงแนวทางการอบรม -ว ทยากรบรรยาย -สร ปผลการอบรม -สร ปประเม นผลส มมนา -กล าวป ดการอบรม 6.) ประเม นผลการอบรม ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๘

9 ค ม อ ก า ร ป ฏ บ ต ง า น แ ผ น ก บ ร ห า ร ค ว า ม เ ส ย ง แ ล ะ ค ว บ ค ม ภ า ย ใ น หน า ๙